Kỹ năng, nhiệm vụ của người cán bộ Đoàn

Hoạt động Đoàn trong môi trường học đường nói chung và trong trường đại học nói riêng đòi hỏi người cán bộ Đoàn từ Chi đoàn đến Đoàn khoa hay Đoàn trường ngoài việc nắm chắc các nguyên tắc, quy định về tổ chức và hoạt động, còn phải có kiến thức xã hội phong phú; kỹ năng ứng xử linh hoạt. Bên cạnh đó, người cán bộ Đoàn cần có lý tưởng cách mạng trong sáng, niềm tin yêu mọi người; và nhất là phải có sự hiểu biết tốt về định hướng, qui chế, cơ cấu tổ chức. Đặc biệt, người cán bộ Đoàn phải hiểu về những người đồng chí, đồng sự của mình.

Hoạt động của Đoàn thanh niên hay Hội sinh viên trong trường đại học cần phải hướng đến nhiệm vụ quan trọng là học tập, nghiên cứu khoa học cũng như xây dựng ý thức tự quản, tự rèn luyện trong sinh viên và cán bộ trẻ.

Thái độ và tác phong của người cán bộ Đoàn là hình ảnh của tổ chức. Do đó, người cán bộ Đoàn phải biết tự hoàn thiện tác phong và thái độ của mình. 

Việc xác định được nhiệm vụ công tác đoàn cụ thể trong từng thời kỳ, thời điểm đối với người cán bộ Đoàn là hết sức quan trọng. Khi đã xác định rõ nhiệm vụ, người cán bộ Đoàn sẽ dễ dàng tổ chức, thực hiện công tác một cách khoa học, mang tính nghệ thuật cao. Từ đó, tổ chức Đoàn mới có thể vận động, khuyến khích được các đoàn viên, thanh niên tham gia hoạt động một cách hăng hái; tránh lãng phí thời gian, công sức; và tranh thủ triệt để nguồn lực cho các phong trào đa dạng.

1. Thái độ và tác phong của người cán bộ Đoàn:

Mỗi người cán bộ Đoàn có thái độ và phong cách riêng, có thể mang lại sự hứng thú, ngưỡng mộ của đoàn viên, thanh niên nhưng đôi khi cũng có thể mang lại sự buồn chán và không tôn trọng v.v...

Bên cạnh thái độ, tác phong riêng có, người cán bộ Đoàn cần biết tự rèn luyện thêm thái độ, tác phong thích hợp với vị trí, nhiệm vụ của mình. Đương nhiên, sự rèn luyện này cũng sẽ mang lại sự hữu ích cho tương lai, nghề nghiệp của người cán bộ Đoàn sau này. Một số thái độ và tác phong cần được chú ý gồm có:

Vận động - thuyết phục

Cán bộ Đoàn chính là người làm công tác “thanh vận” (vận động thanh niên). Vì vậy, phương pháp chủ yếu mà người cán bộ Đoàn cần áp dụng trong thực hiện nhiệm vụ là vận động, thuyết phục thông qua các hoạt động tuyên truyền, thảo luận dân chủ hay qua kết quả công việc thực tế. Sự vận động, thuyết phục nhằm đạt tới sự thống nhất trong nhận thức và hành động của từng cá nhân, tập thể đối với những công việc nên làm, phải làm v.v…

Biết lắng nghe mọi người

Việc lắng nghe ý kiến người khác là một yêu cầu quan trọng. Qua lắng nghe, người cán bộ Đoàn có thể hiểu tâm tư, nguyện vọng của thanh niên; để biết những yêu cầu mà mình đưa ra có được các thành viên tiếp nhận một cách tự giác hay không. Tuy nhiên, sự lắng nghe không có nghĩa là thụ động mà phải biết giải thích, đối đáp, hướng dẫn, hiểu được những băn khoăn lo lắng của thanh niên để tháo gỡ, giải quyết.

Làm gương

Lời nói bao giờ cũng phải đi đôi với việc làm. Trong công việc, nhất là việc khó, người cán bộ Đoàn phải biết cùng làm và cùng làm tốt. Đặc biệt, trong việc học tập, người cán bộ Đoàn cần phải đạt kết quả tốt.

Việc tu dưỡng, rèn luyện của người cán bộ Đoàn phải thực sự là tấm gương để đoàn viên, thanh niên noi theo, tự giác chấp hành tốt các qui định chung.

Nhạy bén, làm việc khoa học

Cán bộ thanh niên trường học là người thủ lĩnh của tầng lớp thanh niên trí thức có trình độ nhất định vì vậy trong quá trình công tác phải luôn thể hiện được sự nhạy bén, tìm phương cách làm việc hiệu quả cao nhất. Người cán bộ Đoàn phải biết thu xếp công việc thật khoa học, có kế hoạch công tác tốt thông qua việc biết phân công, kiểm tra công việc.

Biểu dương khen thưởng

Người cán bộ Đoàn cần biết biểu dương, khen thưởng kịp thời và công bằng đối với sự đóng góp của cá nhân hay tập thể trước những diễn đàn lớn để tạo được sự khích lệ đối với các cá nhân, tập thể. Đồng thời, tạo ra sự thi đua giữa các cá nhân, tập thể để có thể tạo ra các nhân tố mới cho phong trào.

Phê bình

Trong công tác phê và tự phê, người cán bộ Đoàn phải biết phê bình đúng lúc, đúng chỗ, nhẹ nhàng; không làm chạm đến lòng tự trọng của đối tượng, không làm cho đối tượng tự ái.

Đối với thái độ vô trách nhiệm của một cá nhân nào đó, người cán bộ Đoàn nên dùng sức mạnh và ý kiến tập thể để phê phán. Tuy nhiên, chúng ta cũng phải hết sức độ lượng, không được định kiến, thành kiến, phải định hướng cho cá nhân, tập thể có khuyết điểm sửa chữa lỗi lầm.

Trung thực, thẳng thắn, gần gũi với thanh niên

Người cán bộ Đoàn cần biết nhận thiếu sót, khuyết điểm và tiếp thu ý kiến đóng góp xây dựng; luôn cởi mở, chân thành và hoà mình với tập thể. Đặc biệt, mạnh dạn đấu tranh phê phán cái sai, kiên quyết bảo vệ lợi ích chính đáng của tập thể, đoàn viên, thanh niên.

Biết học hỏi

Người cán bộ Đoàn cần chứng tỏ mình là người đang tích cực học tập, nâng cao nhận thức mọi mặt. Có tinh thần cầu thị. Phải luôn tự nghĩ rằng mình còn khuyết điểm và cần được góp ý để hoàn thiện.            

2. Nhiệm vụ thường xuyên của người cán bộ Đoàn

Nhiệm vụ người cán bộ Đoàn nói chung là vận động, tổ chức thực hiện Nghị quyết, Điều lệ của Đoàn. Thông thường, nhiệm vụ người cán bộ Đoàn trường học gắn chặt với việc thực hiện nhiệm vụ chính trị của Nhà trường (Giảng dạy, phục vụ giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học), nhiệm vụ chính trị địa phương (phát triển kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng) mà nhà trường đóng trên địa bàn đó.

Tuy nhiên, không ít cán bộ Đoàn gặp khó khăn, lúng túng trong việc xác định cụ thể nhiệm vụ; được hiểu một cách chung chung. Thực tế cũng cho thấy cái gì Đoàn cũng làm và cũng có thể làm, nếu công tác được cho là hữu ích và cần thiết. Chính điều này làm cho người cán bộ Đoàn luôn rối rắm, bận rộn, cáng đáng nhiều việc và thật khó nói chính xác những nhiệm vụ cụ thể là gì, giới hạn phần việc như thế nào. Đây cũng là đặc thù riêng có của tổ chức Đoàn. Chính nó cũng có mặt tích cực là làm tăng sức hấp dẫn của Đoàn nên người cán bộ Đoàn đừng quá băn khoăn, e ngại về vấn đề này.

Nhiệm vụ cụ thể của người cán bộ Đoàn có thể gồm một số công tác cơ bản như sau:     

a. Lập kế hoạch công tác:

Một người cán bộ Đoàn phải biết trù tính các hoạt động của Chi đoàn, Đoàn khoa, Đoàn trường. Sự trù tính này được thể hiện qua các kế hoạch công tác (Từng quý, kỳ, thời điểm: 26/03, 22/12 ..) phương hướng, chương trình công tác (Từng năm học, nhiệm kỳ…). 

Thông thường, căn cứ vào các Chương trình công tác năm học của Đoàn trường, Phương hướng nhiệm kỳ công tác Đoàn và định hướng của đảng uỷ (chi uỷ), Ban chủ nhiệm khoa; Ban chấp hành Đoàn khoa họp xây dựng Chương trình công tác năm học, kế hoạch công tác quý, tháng. 

Tương tự, Ban chấp hành Chi đoàn xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm, quý, tháng. Đoàn các cấp có thể có các kế hoạch chuyên đề, ví dụ như kế hoạch trại nhân dịp 26/3, tổ chức tham quan dã ngoại, chào mừng ngày Nhà giáo Việt Nam 20/11 v.v..   

Việc lập kế hoạch giúp cho tổ chức Đoàn hình dung trước và chỉ ra được các công việc phải làm cụ thể, nhiệm vụ từng cá nhân, tập thể, thời gian thực hiện công việc, nguồn lực được đảm bảo như thế nào. Đặc biệt là các biện pháp thực hiện và các phương thức kiểm tra, đề phòng rủi ro ra sao.

b. Báo cáo:

Việc báo cáo công tác là nhiệm vụ và yêu cầu của hầu hết các tổ chức. Báo cáo là dạng thông tin về kết quả công việc, công tác mà cá nhân, tổ chức đã tiến hành. Qua nội dung báo cáo, các cấp bộ Đoàn sẽ đánh giá lại tình hình hoạt động. Qua báo cáo, các cấp bộ Đoàn sẽ có cơ sở thực hiện việc xét thi đua, khen thưởng v.v... hay xem xét các đề xuất, kiến nghị mới.

Báo cáo được thực hiện hàng tháng, quí, năm học hay theo từng chuyên đề. Đặc biệt, các báo cáo của Đại hội thì cần nêu lên được những nhận định, đánh giá. 

c. Tổ chức sinh hoạt chi đoàn:

Sinh hoạt chi đoàn là một yêu cầu bắt buộc theo qui định của Điều lệ Đoàn. Trách nhiệm tổ chức sinh hoạt chi đoàn thuộc về Ban chấp hành chi đoàn. Mỗi lần sinh hoạt chi đoàn, Ban chấp hành chi đoàn phải ghi biên bản cẩn thận theo hướng dẫn được ghi trong Sổ chi đoàn. Nội dung biên bản sinh hoạt chi đoàn được tập thể chi đoàn thống nhất theo đa số được xem như Nghị quyết của chi đoàn (khi kết nạp đoàn viên mới, giới thiệu đoàn viên ưu tú phát triển đảng v.v...).

Sinh hoạt chi đoàn tiến hành định kỳ hàng tháng; theo yêu cầu công tác và phong trào Đoàn.

Ban chấp hành Đoàn cấp khoa, khối có nhiệm vụ theo dõi, hướng dẫn và kiểm tra tình hình sinh hoạt chi đoàn; Uỷ viên Ban chấp hành Đoàn cấp khoa tham dự họp lệ chi đoàn theo kế hoạch. 

d. Ghi chép, quản lý sổ chi đoàn:

Việc ghi chép, quản lý Sổ chi đoàn là nhiệm vụ của Ban chấp hành các chi đoàn, thực hiện theo hướng dẫn chung.

Ban chấp hành chi đoàn có trách nhiệm giữ Sổ chi đoàn, ghi chép; chuyển bàn giao cho Ban chấp hành chi đoàn nhiệm kỳ mới sau Đại hội; bàn giao lại cho Đoàn khoa khi chi đoàn giải tán, kết thúc khoáhọc.

e. Quản lý đoàn phí:

Ban chấp hành chi đoàn có nhiệm vụ thu và trích nộp đoàn phí hàng tháng theo qui định cho Ban chấp hành Đoàn cấp khoa. Ban chấp hành Đoàn cấp khoa tiến hành thu và trích nộp đoàn phí hàng tháng hoặc quý cho Ban chấp hành Đoàn trường theo tỷ lệ qui định.

Ban chấp hành Đoàn cấp khoa có nhiệm vụ kiểm tra việc thu, chi đoàn phí của các chi đoàn.  

g. Phân loại đoàn viên, giới thiệu đoàn viên ưu tú và nhận xét đoàn viên hằng năm

Việc phân loại đoàn viên thực hiện theo từng học kỳ, năm học. Kết quả phân loại đoàn viên, thành tích và khuyết điểm chính hằng năm được ghi nhận trong phần nhận xét đoàn viên (trong sổ lý lịch đoàn viên).

Sau từng học kỳ, Ban chấp hành chi đoàn bình chọn những Đoàn viên ưu tú có thành tích xuất sắc nhất giới thiệu với Đoàn cấp trên và Chi bộ Đảng.

h. Tham gia đánh giá rèn luyện, tổ chức thực hiện tín chỉ công tác xã hội:

Ban chấp hành Đoàn các cấp cần chủ động, giúp đỡ đoàn viên, sinh viên thực hiện việc đánh giá rèn luyện và thực hiện công tác xã hội theo qui định của nhà trường; nhất là Ban chấp hành các chi đoàn.

Cán bộ Đoàn các cấp cần biết phối hợp các tổ chức trong và ngoài trường để thực hiện có hiệu quả công tác này.

i. Chuyển sinh hoạt Đoàn tập trung:

Hằng năm, trước thời gian kết thúc khoá học, Ban chấp hành Đoàn khoa nhắc nhở các chi đoàn tiến hành thực hiện chuyển sinh hoạt Đoàn tập trung. Ban chấp hành chi đoàn chịu trách nhiệm thực hiện chuyển sinh hoạt chung cho cả chi đoàn. Các trường hợp đoàn viên chưa ra trường thì bàn giao lại Sổ đoàn viên của cá nhân đó cho Đoàn khoa. Đồng thời, Ban chấp hành chi đoàn yêu cầu cá nhân đoàn viên đó liên hệ Văn phòng Đoàn khoa để được hướng dẫn tiếp tục sinh hoạt tại chi đoàn mới.

k. Phát triển đoàn viên mới:

Đây là nhiệm vụ của mỗi đoàn viên và đương nhiên là nhiệm vụ lớn của người cán bộ Đoàn. Đây là nhiệm vụ quan trọng góp phần xây dựng Đoàn.

l. Xét đề nghị khen thưởng, kỷ luật đoàn viên:

Căn cứ vào hướng dẫn của Đoàn trường, Đoàn khoa chỉ đạo cho Ban chấp hành Chi đoàn tiến hành xét, đề nghị khen thưởng (Từng học kỳ, năm học, đợt công tác).

Các Chi đoàn cần theo dõi và xử lý kỷ luật kịp thời đối với các trường hợp đoàn viên vi phạm Điều lệ Đoàn, Quy định về học tập, sinh hoạt nội, ngoại trú hay các Qui định, Quy chế khác của nhà trường v.v…. theo qui định của Điều lệ Đoàn. Cần đảm bảo Nghị quyết kỷ luật của chi đoàn cần nêu rõ những ưu, khuyết điểm và các góp ý cho cá nhân đoàn viên có sai phạm nhận ra thiếu sót, sai trái để sửa chữa tốt hơn.

m. Duy trì liên hệ với Đoàn các cấp, tranh thủ sự lãnh đạo của Đảng:

Cán bộ Đoàn các cấp cần biết xây dựng các mối liên hệ với nhau, hỗ trợ lẫn nhau. Đặc biệt Đoàn cấp khoa, trường cần tranh thủ sự lãnh đạo, sự giúp đỡ của cấp uỷĐảng và các khoa, phòng, ban.   

n. Các công tác khác:

Bên cạnh những công tác thường xuyên, định kỳ; trong hoạt động Đoàn thường có những công tác đột xuất, bất thường do yêu cầu của nhiệm vụ chính trị hay do nguyện vọng của đoàn viên v.v....đặt ra. Trong trường hợp đó, người cán bộ Đoàn có nhiệm vụ quan trọng là phải vận động, điều động đoàn viên, thanh niên tham gia đầy đủ, kịp thời các hoạt động này; thể hiện tinh thần xung kích của Đoàn. 

Tóm lại, người cán bộ Đoàn cần thường xuyên rèn luyện thái độ và tác phong của mình. Thái độ và tác phong người cán bộ Đoàn cũng là hình ảnh của tổ chức Đoàn; chính nó sẽ tạo nên sức hấp dẫn cho tổ chức Đoàn. Nhiệm vụ người các cấp bộ Đoàn rất đa dạng, phong phú, và luôn như mới mẻ. Nhiệm vụ này rất cần sự nhạy bén và khả năng tổ chức công việc một cách khoa học, sáng tạo và có kế hoạch của người cán bộ Đoàn. Người cán bộ Đoàn cần xác định được những nhiệm vụ nào là cơ bản nhất để tập trung giải quyết. Đặc biệt, người cán bộ Đoàn phải chú trọng các yêu cầu trong công tác đoàn vụ như báo cáo công tác, tổ chức sinh hoạt, quản lý đoàn viên - sổ đoàn viên, phân loại, nhận xét đoàn viên, phát triển đoàn viên mới, tham gia đánh giá rèn luyện, hỗ trợ thực hiện tín chỉ công tác xã hội, xét đề nghị khen thưởng - kỷ luật v.v…

Read More

Những điều cần biết cho sinh viên năm nhất

Sau đây là một số điều sinh viên đi trước "truyền đạt" lại cho "đàn em" trong thời gian mới tựu trường:

Bao giờ cũng vậy, sinh viên năm nhất thường bỡ ngỡ khi bước vào cánh cửa đại học. Thầy cô, trường lớp, bạn bè, thậm chí cả nơi ăn chốn ở đều trong phút chốc đã thay đổi. Một số thông tin tân sinh viên có thể tìm kiếm, tra cứu tại trang điện tử hay diễn đàn của trường, một số khác lại bắt buộc bạn phải tự trải nghiệm.

Tình bạn đổi khác

Điều đầu tiên và cũng dễ thấy nhất là tình bạn ở đại học khác với tình bạn khi còn là học sinh phổ thông. Một lớp học không chỉ giới hạn chỉ bốn chục học sinh như hồi cấp ba, thay vào đó sỉ số lớp học có khi ngót nghét đến cả trăm người. Không chỉ vậy, mối quan hệ bạn bè cũng có nhiều thay đổi.

Bạn Thái Hiệp, đại học Hoa Sen cho rằng tình bạn đã khác nhiều khi lên cấp đại học. Đối với Hiệp, bạn đại học không còn quan tâm nhiều đến nhau và chỉ đơn thuần là bạn học chung cho… đỡ buồn. Hiệp nói: “Tuy nói là chung lớp nhưng hiếm khi gặp mặt nhau. Môn học này mình học chung với một đứa bạn nhưng một học khác chưa chắc đã có nó. Không những thế, hôm nay mình ngồi kế bạn A, ngày mai đến bạn B rồi C, D…, cứ như vậy làm sao trở nên thân thiết được. Hiện giờ mình chỉ toàn đi chơi chung với các bạn cấp ba mà thôi.”

Quả thật, khi vào đại học bạn sẽ có suy nghĩ thực dụng hơn, lợi ích bản thân thường được đặt lên hàng đầu. Mối quan hệ rộng hơn đồng nghĩa với việc bạn ít dần sự vô tư, thẳng thắn mà thay vào đó là cười nói xã giao nhiều hơn và khôn ngoan hơn.

Shock văn hóa

Khi chuyển cấp các bạn có thể bị lung túng trước những kiến thức và cách dạy mới, phải mất một khoảng thời gian mới có thể nắm bắt được. Và có lẽ cú shock văn hóa đại học là “nặng nề” nhất. Giờ học ít, giáo viên lên lớp giảng bài nhưng sự tương tác thầy – trò lại không nhiều, sự kiểm soát học hành gần như không có khiến nhiều bạn cảm thấy hoang mang. 

Khi hỏi đến vấn đề này, các anh chị đi trước chỉ cười và nói “Đại học là… học đại mà em”. Giờ học trên lớp ít tức thời gian cho sinh viên tư học ở nhà nhiều. Học không còn đơn giản là lên lớp nghe giảng, về nhà làm bài. Khả năng tìm tòi, học hỏi, tự lực cánh sinh được phát triển rất cao khi lên đại học. Thực tế cho thấy, nhiều bạn vì không thể thích ứng với cách học thoải mái và đòi hỏi tính tự học cao dần trở nên chểnh mảng với việc đèn sách.

Thời lượng giờ học nhiều hơn khiến sinh viên có cảm giác như “bơi” trong kiến thức. Thiên Thanh, sinh viên trường Hutech thổ lộ rằng bạn cực kỳ ngán phẩm giờ học Pháp văn cho dù đã từng tiếp cận với ngôn ngữ này. “Tiết học kéo dài đến ba tiếng đồng hồ. Lúc đầu mình nghe giảng chăm chú và ghi chép rất cẩn thận. Càng về sau sự tập trung của mình càng yếu đi và cuối cùng mình nghe giảng bài mà cứ như “vịt nghe sấm”. Khối lượng kiến thức quá nhiều, nhất là những môn ngoại ngữ như thế này khó mà “thấm” vào đầu với cách học nhồi nhét như vậy.”

Không biết phải hỏi, muốn giỏi cũng phải hỏi

Vào đại học, học thôi vẫn chưa đủ. Tân sinh viên cần bỏ qua tính thụ động và tìm hiểu tất cả những thông tin có liên quan đến lợi ích của mình. Từ việc học hành, đoàn thể, sinh hoạt câu lạc bộ hay đến nhưng khó khăn trong quá trình tìm kiếm việc làm hay nơi ở trọ, hỏi chính là cách hiệu quả nhất.

Nhiều thông tin hữu ích nhưng lại chỉ dán mác “lưu hành truyền miệng” như thông tin việc parttime, các tuyến xe buýt đưa bạn từ nơi ở đến trường, kinh nghiệm học những môn khô khan và khó nhằn như Triết học hay Lịch sử Đảng… Không ai cho bạn biết những điều trên nếu bạn không chủ động hỏi.

____________________________________________________________________

Theo: Bút Hoa - Tri Thức Trẻ

Read More

Phương pháp và Kỹ năng soạn thảo văn bản

I. Khái niệm:

Văn bản là phương tiện cần thiết để triển khai các mặt hoạt động; công bố các chủ trương, chính sách, giải quyết các công việc cụ thể và giao dịch hàng ngày. Văn bản của Hội Sinh viên là một trong những phương tiện quan trọng trong quá trình lãnh đạo, chỉ đạo công tác Hội và phong trào sinh viên.

II. Các loại văn bản thường được sử dụng:

1. Các văn bản có tính pháp quy:

1.1. Nghị quyết:

Là văn bản ghi lại các quyết định được thông qua tại đại hội, hội nghị về đường lối, chủ trương, chính sách, kế hoạch hoặc các vấn đề cụ thể. Nghị quyết là loại văn bản có tính lãnh đạo, chỉ đạo, khi viết không chia thành các điều khoản.

1.2. Quyết định:

Quyết định có tính lãnh đạo, chỉ đạo như nghị quyết nhưng thể hiện thành các điều khoản cụ thể và có khi được dùng để ban hành hoặc bãi bỏ các quy chế, quy định, quyết định cụ thể về chủ trương, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự thuộc phạm vi quyền hạn của tổ chức; ban hành các chế độ, điều lệ, quy chế... kèm theo.

1.3. Chỉ thị:

Là văn bản nhằm truyền đạt các chủ trương, biện pháp quản lý, chỉ đạo chung hoặc lệnh của cấp trên truyền cho cấp dưới. Thường được thể hiện ngắn gọn dành cho các hoạt động tập trung.

1.4. Thông tri:

Là văn bản thường dùng để đề ra các biện pháp thực hiện Nghị quyết hoặc triệu tập hội nghị, đại hội...

1.5. Quy định:

Là văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục và chế độ cụ thể về một lĩnh vực công tác nhất định cả cấp bộ Hội, tổ chức, cơ quan lãnh đạo Hội hoặc trong hệ thống các cơ quan chuyên môn có chức năng, nhiệm vụ.

1.6. Quy chế:

Là văn bản xác định các nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ và lề lối làm việc của tổ chức cơ quan lãnh đạo Hội hoặc một bộ phận trong tổ chức Đoàn, Hội (Quy chế làm việc của Ban Chấp hành Trung ương Hội Sinh viên Việt Nam khóa VII, Quy chế tổ chức, hoạt động của Câu lạc bộ Sinh viên...).

1.7. Thể lệ:

Là văn bản quy định về chế độ, quyền hạn, nghĩa vụ, phương thức tổ chức của một bộ phận trong tổ chức Đoàn, Hội (Thể lệ cuộc thi tìm hiểu...) thường được ban hành độc lập hoặc kèm theo sau một quyết định sau khi đã được thỏa thuận, thống nhất.

2. Các văn bản hành chính thông thường:

2.1. Thông báo:

Là văn bản truyền đạt kịp thời một quyết định hoặc kết quả sự việc đã được tiến hành.

2.2. Báo cáo:

Là văn bản phản ánh toàn bộ hoạt động và những kiến nghị của mình hoặc tường trình về một vấn đề, một công việc cụ thể nào đó hoặc xin ý kiến chỉ đạo.

2.3. Chương trình:

Là văn bản để xác định trọng tâm, nội dung, giải pháp trong một khoảng thời gian nhất định và công tác tổ chức thực hiện của cấp bộ Hội về một chủ trương công tác của Hội.

2.4. Hướng dẫn:

Là văn bản giải quyết chỉ dẫn cụ thể việc tổ chức thực hiện văn bản hoặc chủ trương của cấp bộ Hội hoặc của cơ quan lãnh đạo Hội cấp trên.

2.5. Kế hoạch:

Là văn bản dùng để xác định mục đích yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó.

2.6. Tờ trình:

Là văn bản dùng để thuyết trình tổng quát về một đề án, một vấn đề, một dự thảo văn bản để cấp trên xem xét, quyết định.

2.7. Lời kêu gọi:

Là văn bản dùng để yêu cầu hoặc động viên cán bộ, sinh viên thực hiện một nhiệm vụ hoặc hưởng ứng một chủ trương có ý nghĩa chính trị.

2.8. Đề án:

Là văn bản dùng để trình bày có hệ thống về một kế hoạch, giải pháp, giải quyết một nhiệm vụ, một vấn đề nhất định để cấp có thẩm quyền phê duyệt.

2.9. Công văn:

Là văn bản dùng để giao dịch, nhắc nhở, trả lời, đề nghị, mời họp...

2.10. Biên bản:

Là văn bản ghi các ý kiến trong cuộc họp hoặc lập biên bản về một sự kiện đặc biệt xảy ra.

3. Các loại giấy tờ hành chính:

3.1. Giấy giới thiệu:

Cấp cho đại diện được ủy quyền để liên hệ, giao dịch, giải quyết công việc. Thường dùng mẫu in sẵn.

3.2. Giấy chứng nhận (hoặc xác nhận, thẻ chứng nhận):

Cấp cho người đã hoàn thành chương trình, lớp tập huấn hoặc đạt giải thưởng của Hội...

3.3. Giấy đi đường (Công lệnh):

Cấp cho đại diện được đi công tác để liên hệ, giải quyết công việc, chỉ đạo kiểm tra chương trình công tác nhằm xác định hoặc chứng nhận người đó đã đến địa điểm công tác... Thường dùng mẫu in sẵn.

III. Phương pháp soạn thảo một số văn bản thường dùng:

1. Soạn thảo báo cáo:

1.1. Những yêu cầu khi soạn thảo báo cáo:

a) Đảm bảo trung thực, chính xác.

b) Nội dung báo cáo phải cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm.

c) Báo cáo phải kịp thời.

1.2. Các loại báo cáo:

a) Báo cáo tuần, tháng, quý.

Báo cáo 6 tháng, 1 năm hoặc 1 năm học, nhiệm kỳ.

b) Báo cáo bất thường, đột xuất.

c) Báo cáo chuyên đề.

d) Báo cáo hội nghị.

1.3. Phương pháp viết một bản báo cáo:

a) Công tác chuẩn bị:

- Xác định mục đích yêu cầu của báo cáo.

- Xây dựng đề cương khái quát, đề cương chi tiết.

- Phần nội dung thường có 3 phần sau:

+ Phần 1: Nêu thực trạng tình hình hoặc mô tả sự việc, hiện tượng xảy ra.

+ Phần 2: Phân tích nguyên nhân, điều kiện của sự việc, hiện tượng, đánh giá tình hình, xác định những công việc cần tiếp tục giải quyết.

+ Phần 3: Nêu phương hướng nhiệm vụ, biện pháp chính để tiếp tục giải quyết, cách tổ chức thực hiện.

- Thu thập thông tin, tư liệu để đưa vào báo cáo.

- Chọn lọc tài liệu, tổng hợp sự kiện và số liệu phục vụ các yêu cầu trọng tâm của báo cáo.

- Đánh giá tình hình qua tài liệu, số liệu một cách khái quát.

- Dự kiến những đề xuất kiến nghị với cấp trên.

b) Xây đựng đề cương chi tiết:

- Mở đầu:

Nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức mình, về chủ trương công tác do cấp trên hướng dẫn hoặc việc thực hiện kế hoạch công tác của đơn vị mình. Đồng thời nêu những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện chủ trương công tác nêu trên.

- Nội dung chính:

+ Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành.

+ Những ưu, khuyết điểm trong quá trình thực hiện.

+ Xác định nguyên nhân chủ quan, khách quan.

+ Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm.

- Kết luận báo cáo:

+ Phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tới.

+ Các giải pháp chính để khắc phục các khuyết, nhược điểm.

+ Các biện pháp tổ chức thực hiện.

+ Những kiến nghị với cấp trên.

+ Nhận định những triển vọng.

c) Viết dự thảo báo cáo:

- Báo cáo nên viết bằng ngôn ngữ phổ cập, nêu các sự kiện, nhận định, đánh giá, có thể dùng các số liệu để minh họa, trình bày theo lối biểu mẫu, theo sơ đồ và các bản đối chiếu nếu xét thấy dễ hiểu và ngắn gọn.

- Không vận dụng lối hành văn cầu kỳ.

- Những báo cáo chuyên đề có thể dùng bảng phụ lục để tổng hợp các số liệu liên quan đến nội dung báo cáo, có thể lập bảng thống kê các biểu mẫu so sánh, các tài liệu tham khảo...

d) Đối với báo cáo quan trọng:

Cần tổ chức cuộc họp hoặc hội nghị để lấy ý kiến đóng góp bổ sung, sửa đổi bản dự thảo báo cáo cho thống nhất và khách quan hơn.

e) Trình lãnh đạo duyệt:

Đối với báo cáo gửi lên cấp trên, báo cáo trong hội nghị, báo cáo chuyên đề cần phải có sự xét duyệt của lãnh đạo trước khi gửi đi nhằm thống nhất với các quyết định quản lý và các thông tin khác mà người lãnh đạo chủ chốt đã cung cấp cho cấp trên hoặc hội nghị.

2. Soạn thảo công văn:

2.1. Những yêu cầu khi soạn thảo công văn:

- Mỗi công văn chỉ chứa đựng một chủ đề, nêu rõ ràng và thống nhất sự vụ để tạo điều kiện cho việc nghiên cứu giải quyết.

- Viết ngắn gọn, xúc tích, rõ ràng, ý tưởng sát với chủ đề.

- Công văn là tiếng nói của cơ quan chứ không bao giờ là tiếng nói của riêng cá nhân nào, dù là thủ trưởng. Vì vậy, nội dung chỉ nói đến công vụ, ngôn ngữ chuẩn xác, nghiêm túc, có sức thuyết phục cao, không dùng ngôn ngữ mang màu sắc cá nhân, hoặc trao đổi những việc mang tính riêng trong công văn.

2.2. Xây dựng bố cục một công văn:

Công văn thường có các yếu tố sau:

+ Địa danh và thời gian gửi công văn.

+ Tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành công văn.

+ Chủ thể nhận công văn.

+ Số và ký hiệu công văn.

+ Trích yếu nội dung công văn.

+ Chữ ký, đóng dấu.

+ Nơi nhận.

2.3. Phương pháp soạn thảo nội đung công văn:

Nội dung công văn gồm 3 phần:

+ Đặt vấn đề

+ Giải quyết vấn đề.

+ Kết luận vấn đề.

- Cách viết phần viện dẫn: Phần này phải nêu rõ lý do tại sao, dựa trên cơ sở nào để viết công văn. Có thể giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề đưa ra làm rõ mục đích, yêu cầu.

- Cách viết phần nội dung, chính là nhằm nêu ra các phương án giải quyết vấn đề đã nêu:

+ Xin lãnh đạo cấp trên về hướng giải quyết.

+ Sắp xếp ý nào cần viết được, ý nào sau để làm nổi bất chủ đề cần giải quyết.

Phải sử dụng văn phong phù hợp với từng thể loại công văn, có lập luận chặt chẽ bảo vệ các quan điểm đưa ra. Đối với từng loại công văn có những cách thể hiện đặc thù.

+ Công văn đề xuất thì phải nêu lý do xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị.

+ Công văn tiếp thu phê bình đúng sai cũng phải mềm dẻo, khiêm tốn, nếu cần thanh minh phải có dẫn chứng bằng sự kiện thật khách quan, có sự đề nghị xác minh kiểm tra qua chủ thể khác.

+ Công văn từ chối thì phải dùng ngôn ngữ lịch sự và có sự động viên cần thiết.

+ Công văn đôn đốc thì phải dùng lời lẽ nghiêm khắc nêu lý do kích thích sự nhiệt tình, có thể nêu khả năng xảy ra những hậu quả nếu công việc không hoàn thành kịp thời.

+ Công văn thăm hỏi thì trong ngôn ngữ phải thể hiện sự quan tâm chân thành, không chiếu lệ, sáo rỗng.

- Cách viết phần kết thúc công văn:

+ Cách viết ngắn, gọn, chủ yếu nhấn mạnh chủ đề và xác định trách nhiệm thực hiện các yêu cầu (nếu có) và lưu ý viết lời chào chân thành, lịch sự trước khi kết thúc (có thể là lời cảm ơn nêu thấy cần thiết).

3. Soạn thảo Tờ trình:

3.1. Những yêu cầu khi soạn thảo tờ trình:

- Phân tích căn cứ thực tế làm nổi bật được các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình duyệt.

- Nêu các nội dung xin phê chuẩn phải rõ ràng, cụ thể.

- Các ý kiến phải hợp lý, dự đoán, phân tích được những phản ứng có thể xảy ra xoay quanh đề nghị mới.

- Phân tích các khả năng và trình bày khái quát các phương án phát triển thế mạnh, khắc phục khó khăn.

3.2. Xây dựng bố cục tờ trình:

Thiết kế bố cục thành 3 phần:

- Phần 1: Nêu lý do đưa ra nội dung trình duyệt.

- Phần 2: Nội dung các vấn đề cần đề xuất (trong đó có trình các phương án, phân tích và chứng minh các phương án khả thi).

- Phần 3: Kiến nghị cấp trên (hỗ trợ, bảo đảm các điều kiện vật chất, tinh thần). Yêu cầu phê chuẩn, chẳng hạn xin lựa chọn một trong các phương án xin cấp trên phê duyệt một vài phương án xếp thứ tự, khi hoàn cảnh thay đổi có thể chuyển phương án từ chính thức sang dự phòng.

- Trong phần nêu lý do, căn cứ dùng cách hành văn để thể hiện được nhu cầu khách quan do hoàn cảnh thực tế đòi hỏi.

- Phần đề xuất: Dùng ngôn ngữ và cách hành văn có sức thuyết phục cao nhưng rất cụ thể, rõ ràng, tránh phân tích chung chung, khó hiểu. Các luận cứ phải lựa chọn điển hình từ các tài liệu có độ tin cậy cao, khi cần phải xác minh để đảm bảo sự kiện và số liệu chính xác.

Nêu rõ các thuận lợi, các khó khăn trong việc thực thi các phương án, tránh nhận xét chủ quan, thiên vị, phiến diện...

- Các kiến nghị: Phải xác đáng, văn phong phải lịch sự, nhã nhặn, lý lẽ phải chặt chẽ, nội dung đề xuất phải bảo đảm tính khả thi mới tạo ra niềm tin cho cấp phê duyệt. Tờ trình phải đính kèm các phụ lục để minh hoạ thêm cho các phương án được đề xuất kiến nghị trong tờ trình.

4. Soạn thảo thông báo:

4.1. Xây dựng bố cục thông báo:

Bản thông báo cần có các yếu tố:

- Địa danh và ngày tháng năm ra thông báo.

- Tên cơ quan thông báo.

- Số và ký hiệu công văn.

- Tên văn bản (thông báo) và trích yếu nội dung thành các mục, các điều cho dễ nhớ.

4.2. Trong thông báo:

Cần đề cập ngay vào nội dung cần thông tin và không cần nêu lý do, căn cứ, hoặc nêu tình hình chung như các văn bản khác. Loại thông báo cần giới thiệu các chủ trương, chính sách thì phải nêu rõ tên, số và ngày tháng ban hành văn bản đó trước khi nêu những nội dung khái quát.

Trong thông báo, dùng cách hành văn phải rõ ràng, dễ hiểu và mang tính đại chúng cao, cần viết rất ngắn gọn, đủ thông tin, không bắt buộc phải lập luận hay biểu lộ tình cảm như trong các công văn, phần kết thúc chỉ cần tóm tắt lại mục đích và đối tượng cần được thông báo.

Ngoài ra, phần kết thúc không yêu cầu lời lẽ xã giao như công văn hoặc xác định trách nhiệm thi hành như văn bản pháp quy.

Phần đại diện ký thông báo: Không bắt buộc phải là thủ trưởng cơ quan, mà là những người giúp việc có trách nhiệm về các lĩnh vực được phân công hay được uỷ quyền ký và trực tiếp thông báo dưới danh nghĩa thừa lệnh thủ trưởng cơ quan.

5. Soạn thảo biên bản:

5.1. Yêu cầu của một biên bản:

- Số liệu, sự kiện chính xác, cụ thể.

- Ghi chép trung thực, đầy đủ, không suy diễn chủ quan.

- Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm.

- Thủ tục chặt chẽ, thông tin có độ tin cậy cao (nếu có tang vật, chứng cứ, các phụ lục diễn giải gửi kèm biên bản). Đòi hỏi trách nhiệm cao ở người lập và những người có trách nhiệm ký chứng thực biên bản. Thông tin muốn chính xác, có độ tin cậy cao phải được đọc lại cho mọi người có mặt cùng nghe, sửa chữa lại cho khách quan, đúng đắn và tự giác (không được cưỡng bức) ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm.

5.2. Cách xây dựng bố cục:

Trong biên bản phải có các yếu tố như sau:

- Quốc hiệu và tiêu ngữ.

- Tên biên bản và trích yếu nội dung.

- Ngày, tháng, năm, giờ (ghi rất cụ thể thời gian lập biên bản).

- Thành phần tham dự (kiểm tra, xác nhận sự kiện thực tế, dự họp hội, v.v...).

- Diễn biến sự kiện thực tế (phần nội dung).

- Phần kết thúc (ghi thời gian và lý do).

- Thủ tục ký xác nhận.

5.3. Phương pháp ghi chép biên bản:

Các sự kiện thực tế có tầm quan trọng xảy ra như: Đại hội, việc xác nhận một sự kiện pháp lý, việc kiểm tra hành chính, khám xét, khám nghiệm, ghi lời khai báo, lời tố cáo khiếu nại, biên bản bàn giao công tác, bàn giao tài sản,v.v... thì phải ghi đầy đủ, chính xác và chi tiết mọi nội dung và tình tiết nhưng phải chú ý vào các vấn đề trọng tâm của sự kiện. Nếu là lời nói trong cuộc họp, hội nghị quan trọng, lời cung, lời khai... phải ghi nguyên văn, đầy đủ và yêu cầu người nghe lại và xác nhận từng trang.

Trong các sự kiện thông thường khác như biên bản cuộc họp định kỳ, họp thảo luận nhiều phương án, biện pháp để lựa chọn, họp tổng kết, bình xét v.v... có thể áp dụng loại biên bản tổng hợp, tức là chỉ cần ghi những nội dung quan trọng một cách đầy đủ, nguyên văn, còn những nội dung thông thường khác có thể ghi tóm tắt những ý chính, nhưng luôn luôn phải quán triệt nguyên tắc trung thực, không suy diễn chủ quan.

Phần kết thúc biên bản: Phải ghi thời gian chấm dứt sự kiện thực tế như: Bàn giao xong, hội nghị kết thúc, kiểm tra, khám nghiệm kết thúc lúc mấy giờ... ngày... biên bản đã đọc lại cho mọi người cùng nghe (có bổ sung sửa chữa nếu có yêu cầu) và xác nhận là biên bản phản ánh đúng sự việc và cùng ký xác nhận. Trong biên bản cần hết sức lưu ý việc ký xác nhận (phải có tối thiểu hai người ký) thì các thông tin trong biên bản mới có độ tin cậy cao. Thông thường trong các cuộc họp, hội nghị biên bản phải có thư ký và chủ toạ ký xác nhận.

Read More